Cuaderno de campo y trazabilidad: qué anotar para pasar auditorías sin volverte loco

Para seguir el ritmo de los requisitos de auditoría que cambian y mantener un historial de auditoría sólido, es fundamental disponer de un cuaderno de operaciones detallado. Tener un cuaderno de campo no sólo te asegurará que superarás la próxima auditoría, sino que también podría ayudarte a hacer más eficientes tus operaciones. Entonces, ¿qué información debe contener tu cuaderno de trabajo para garantizar que tus operaciones sigan gozando de buena salud?

Identifica a las partes interesadas y a la información pertinentes

Ante todo, es importante identificar a las partes interesadas y la información relevante que debes rastrear. Por ejemplo, tus proveedores, clientes y otras partes interesadas, como tus entidades financieras y proveedores, serán todos ellos partes interesadas importantes. Asegúrate de que dispones de la información de contacto de todos, así como de información sobre los productos y servicios que ofrecen. Puedes utilizar programas informáticos o bases de datos para hacer un seguimiento de estos datos, o simplemente anotar la información en tu cuaderno. No tiene por qué ser elegante; lo más importante es documentar.

Anota las fechas y horas de todas las transacciones

Las fechas y horas de todas las transacciones deben registrarse para cumplir los requisitos de auditoría. Esta información puede ser útil a la hora de demostrar el cumplimiento cuando los auditores visiten tus instalaciones. Por ejemplo, si más sobre cuándo un producto pasó de una fase a la siguiente, será más fácil demostrar si un equipo de auditoría posteriormente tiene preguntas sobre sus operaciones. Por esta razón, siempre es una buena idea ser meticuloso con la grabación de esta información y para utilizar una fuente de confianza, como un sistema digital con capacidades de auto-marcado de tiempo, para asegurar los datos no se pueden manipular.

Registre cualquier desviación o incidente

Si hay una desviación de su proveedor o cliente, o si hay un incidente, tendrá que registrar los detalles en su cuaderno de campo. El registro exacto de dichas desviaciones o incidentes puede marcar la diferencia durante una auditoría. Asegúrate de registrar lo que ocurrió, quiénes participaron y qué medidas adoptaste en respuesta. También sería útil registrar cualquier conversación o correo electrónico relacionado con el incidente o la desviación. Si un equipo de auditoría hace preguntas sobre este tema, también puede ser útil disponer de dibujos o esquemas de la situación.

Organiza y almacena la información de forma segura

Independientemente de que utilices herramientas informáticas que te ayuden a gestionar la información o simplemente registres todo en un cuaderno, es importante organizar y almacenar la información de forma segura. Toda la información debe almacenarse en servidores seguros a los que no puedan acceder usuarios no autorizados. Además, cada proyecto, producto y servicio debe tener su propia carpeta con toda la información relacionada, y estas carpetas también deben guardarse en una sala segura específica.

Enlázalo todo

Por último, toda la información que se registre en el cuaderno de campo debe estar enlazada entre sí. Todas las partes interesadas clave, su información de contacto, las fechas y horas de las transacciones, las desviaciones o incidentes y cualquier otra información relevante deben integrarse en la carpeta del proyecto o producto asociado. Esto facilitará la recuperación de la información y también contribuirá a garantizar que la información esté actualizada cuando se produzca una auditoría. Tomar estas medidas puede ayudar a garantizar que sus operaciones sigan cumpliendo los requisitos y que las auditorías puedan completarse con éxito y con las mínimas complicaciones.

En conclusión, si busca cumplir los estrictos requisitos de auditoría actuales, tener un cuaderno de campo completo y bien organizado es imprescindible. Recodificar la información de contacto de todos los interesados, las fechas y horas de todas las transacciones, cualquier desviación o incidente, y asegurarse de que toda la información se almacena de forma segura y está vinculada entre sí, le ayudará a asegurarse de que sus operaciones cumplen las últimas normas del sector.